Mein “paper-less” Workflow

Paperless habe ich bewusst “paper-less” geschrieben: ganz ohne Papier geht es nämlich nicht. Daher versuche ich, mit weniger Papier auszukommen. Hier also mein Workflow im Detail sowie die dazu notwendigen Tools:

Hardware:

  • Dokumenten-/Einzugscanner Fujitsu ScanSnap iX500 (leider hat es Fujitsu geschafft, die ehemals recht gute Software für OS X zu verschlimmbessern und an einen Account zu koppeln. Somit kann man die Scansnap-Software nur noch auf einem Computer verwenden und das ist ganz großer Mist!)
  • Datumstempel (mir reicht ein billiger manueller; Vielnutzer nehmen aber besser einen sich selbst einstellenden)
  • einen Paginierstempel hatte ich anfangs auch oft im Einsatz aber inzwischen nur noch höchst selten da sich durch meine Art der Ablage der Einsatz nicht wirklich lohnt. Sollte ich vielleicht doch noch auf eine rein chronologische Ablage umsteigen, wäre der Stempel allerdings wieder im Einsatz. Nur lohnt sich das bei meinem inzwischen massiv reduzierten Papieraufkommen nicht.
  • Locher mit Anlageschiene
  • Enthefter
  • Büroklammern
  • Aktenvernichter HSM Shredstar X5 (Sicherheitsstufe 4, max. 5 Blatt im Partikelschnitt, CD Shredder) + Öl; läuft immer noch problemfrei dank regelmäßiger Schmierung

Software:

  • DEVONthink als DMS
  • Fujitsu ScanSnap Software; Kommentar dazu siehe oben
  • Automatisierungstools wie Hazel, Keyboard Maestro, Typinator
  • Software für die Bearbeitung von PDFs (nachdem die Updates für PDFPen Pro sauteuer sind begnüge ich mich inzwischen mit PDFPen Standard aus dem setapp.com – Paket und einem PDF Editor von Readle, der deutlich günstiger zu haben ist).

Namenskonvention für Dokumente:

  • Datum des Original-Dokuments (nicht das Scan-Datum!) in der Form YYYY-MM-TT
  • Leerzeichen
  • Typkürzel wie RECH(nung), VERT(rag), …
  • Leerzeichen
  • weitere Details
  • .pdf

Grundsätzlich scanne ich alles als durchsuchbares PDF/A (OCR) mit 300 dpi Auflösung. Über Graustufen / Farbe, ein-/doppelseitig und die Papiergröße entscheidet die Scansoftware. Falls die Qualität mal wirklich schlecht ist, wird halt nochmal nachgescannt.

Workflow:

  • Sortieren (Werbung bzw. irrelevantes) geht direkt oder via Shredder ins Altpapier
  • alle zu scannenden Unterlagen mit dem Eingangsdatum (Datumstempel) versehen
  • wird der Originalbeleg weiterhin benötigt (Steuer, Versicherung, Bank, …), kommt der Paginierstempel zum Einsatz. Das Dokument erhält eine laufende Nummer und wird einfach in einem Aktenordner fortlaufend abgelegt
  • Scannen oder in einer “to be scanned”-Box parken (Scanner-Einstellungen siehe oben)
    • am Scanner kann ich per Funktionstaste auswählen, ob
      • direkt nach DEVONthink oder
      • in meinen @action – Folder auf dem Desktop gescannt werden soll.
  • Im Fall “DEVONthink” muss ich leider am Ende des Scanvorgangs in der Scansoftware bestätigen, dass DEVONthink gestartet und der Scan importiert werden soll. Der Rest (OCR, Ablage) findet dann in DEVONthink statt.
  • Im Fall “@action” wird das gescannte Dokument unter dem Namen “SCAN-<lfd. Nummer>” gespeichert
  • Jetzt kommt eine Hazel-Regel zum Einsatz, die den @action – Ordner überwacht und zuschlägt, wenn ein Dokument gefunden wird, dessen
    • Name mit “SCAN-” beginnt und
    • Filetyp “PDF” ist
  • Die Regel setzt das Datum auf das Tagesdatum in der oben genannten Form und verändert 3 Dokumenteneigenschaften um die Datei schneller finden zu können. 
  • Ist der Scanvorgang abgeschlossen und das Original nicht mehr benötigt, wird das Papier entsorgt (per Shredder oder direkt ins Altpapier)

Im folgenden noch einige Aspekte, die man nicht aus den Augen lassen sollte:

  • Datensicherung
  • Regelmäßiges Abarbeiten der anfallenden Dokumente ist wichtig um nicht eines Tages vor einem Papierberg zu stehen
  • regelmäßiges Überprüfen des eigenen Workflows
  • Unbedingt angewöhnen, alle (!) Dokumente in DEVONthink zu verwalten

Tipps & Tricks zum Ende:

  • mehrseitige Dokumente, die aufbewahrt werden müssen, nicht wieder “tackern” sondern mit einer Büroklammer zusammenhalten. Vorteil: wenn in 10 Jahren die Vernichtung ansteht muss man nicht die doofe Heftklammer entfernen.
  • Ablaufdatum von Dokumenten falls bekannt vor dem Scan (!) händisch drauf schreiben und ggf. als Dokumenteneigenschaft hinterlegen – erleichtert irgendwann mal die Vernichtung (mache ich aber nur selten)
  • bei möglichst vielen “Papierlieferanten” auf elektronische Belege umstellen (Bank, Versicherung, Versorgungsunternehmen, … bieten das meist an)
  • in einen vernünftigen Einzugscanner investieren. Canon kann ich aus eigener Erfahrung sehr empfehlen aber es gibt auch Alternativen wie die SnapScan-Serie von Fujitsu.
  • Überlegen, was alles aufbewahrt (und damit gescannt, verwaltet, …) werden muss. Supermarktrechnungen zum Beispiel sind nicht relevant
  • zu Anfang überlegen, ob man in eine Verwaltungsoftware wie DEVONthink investieren möchte – es geht auch ohne in einer einfachen Ordner-Struktur. Bei mir macht DEVONthink eigentlich auch nichts anderes. Bei der Software-Entscheidung prüfen, ob man auch ohne die Software wieder an seine Dokumente gelangen kann … Ist bei DEVONthink der Fall!
  • regelmäßig ausmisten – mindestens einmal pro Jahr überflüssiges und veraltetes entfernen oder endgültig archivieren
  • einen guten Papier-Schredder anschaffen; die Modelle der Discounter zählen nach meiner Erfahrung nicht dazu
  • Shredder-Öl gleich mit einkaufen – sonst steht das Gerät nach einigen hundert Seiten. Die Mechanik will regelmäßig geschmiert werden!
  • Das Datensicherungskonzept immer wieder überprüfen
  • Termine, Fristen, … immer gleich in die ToDo-Liste eintragen. Dazu zählen auch Daten wie der Ablauf des Personalausweises, TÜV-Termin, …

Datensicherung:

  • regelmäßige Sicherung des Laptops mit TimeMaschine
  • alle 2 – 3 Tage eine Sicherung mit CarbonCopy auf eine externe Festplatte wenn ich zuhause bin
  • (unregelmäßig) eine Sicherung des Dokumente-Verzeichnisses auf ein NAS im lokalen Netz

Geplant ist darüber hinaus noch eine regelmäßige Sicherung in die Cloud – vermutlich in meine eigene ownCloud-Installation oder ebf. per ARQ / FT/ Was auch immer auf meinen OneDrive in die Microsoft-Cloud.

Bislang habe ich Glück gehabt und keine Daten verloren aber das ist nur noch eine Frage der Zeit :*(

Und sonst?

Bislang hat sich das oben beschriebene Verfahren mehr als bewährt und wird weiterhin genutzt. Nach dem aufwendigen Anfang des ganzen (Scannen und Ablegen des vorhandenen Dokumentenbestandes) ist der anfallende Aufwand nahezu Null – die wenigen auf Papier eingehenden Dokumente werden in der Regel am gleichen Tag verarbeitet und abgelegt oder zur weiteren Nachverfolgung abgelegt. Inzwischen kommen die meisten Informationen bereits digital an und werden entweder händisch oder im besten Fall gleich automatisch abgelegt.

Für den Finanzbereich habe ich als Mac-User das Programm “Money Money” für mich entdeckt und verwalte darin alle Banking-Aktivitäten inkl. Ablage der Kontoauszüge usw. Allerdings steht dabei noch aus, die heruntergeladenen Auszüge und Informationen aus MoneyMoney heraus an DevonThink zu übergeben und dort abzulegen. Das ist aber wahrscheinlich kein Problem sondern muss “nur mal” gemacht werden.

Da wir nun Nutzer eines vDSL-Anschlusses mit 40MBit Uplink sind, kann ich als nächstes auch das Thema Cloud-Backup in Angriff nehmen. Allerdings habe ich noch keine Idee, ob ich einen bereits vorhandenen Datenspeicher nutzen will oder mir tatsächlich etwas wie Backblaze, Dropbox Pro, … anschaffe. Das Thema “Verschlüsselung” wird das massgeblich beeinflussen.